Van hetgeen in de vergadering van eigenaars van de VvE is besproken worden notulen gemaakt. Artikel 50 lid 4 MR 2017 bepaalt dat de notulen van de vergadering van eigenaars worden ondertekend door de voorzitter van de vergadering, dan wel door de persoon die vanwege de afwezigheid van de voorzitter van de vergadering de leiding van de vergadering had, én het bestuur van de VvE. De wet of het modelreglement bepalen niet dat alle bestuursleden moeten ondertekenen. De notulen worden vastgesteld in dezelfde of de eerstvolgende vergadering.
Deze bepaling is verder gelijk aan artikel 39 lid 1 MR 1973, artikel 40 lid 1 MR 1983 en artikel 46 lid 1 MR 2006. Artikel 40 lid 1 MR 1992 maakt daar in zoverre een uitzondering op, dat daar ondertekening van de notulen door alleen de voorzitter van de vergadering volstaat.
Over het moment waarop de notulen moeten worden ondertekend is discussie mogelijk. De notulen kunnen worden ondertekend zodra ze in concept gereed zijn, dus voordat de concept notulen aan de leden worden toegezonden en voordat de vergadering van eigenaars ze vaststelt. Een duidelijke en ontwijfelbare eis of voorwaarde is dat echter niet op basis van het modelreglement en de wet. In de praktijk wordt er verschillend mee omgegaan. In de regel worden bij VvE’s enkel de definitief door de vergadering van eigenaars vastgestelde notulen ondertekend. Indien de concept notulen niet voor de vaststelling worden ondertekend heeft dit geen (directe) juridische gevolgen. Het is dus ook niet bezwaarlijk om de notulen te ondertekenen nadat ze zijn vastgesteld door de vergadering van eigenaars.
Bron: @Rijssenbeek
